J’ai testé pour vous : être dans le comité du CFP de Devoxx France

Coup de coeur, J'ai testé pour vous, Les communautés, Les conférences

Devoxx France approche à grands pas. C’est LA conférence incontournable de l’écosystème Java et tout ce qui gravite autour en France. Cela fait 4 ans que j’y assiste au moins pendant 1 jour. Pour cette année 2016, et cette 5ème édition, j’ai eu la chance de vivre l’expérience de l’intérieur : j’ai été dans le comité de sélection des sujets !

Comment je suis tombée dedans ?

Je suis freelance depuis bientôt 4 ans et fais partie de Duchess France depuis 2010. A l’origine, on était “seulement” un JUG même si aujourd’hui, comme on dit dans le jargon des startups, “nous avons pivoté” et nous nous sommes ouvertes à toutes les technologies et profils du marché.

Au fil des années, nous avons gagné une légitimité technique face à la communauté (+ de 1000 membres dans notre Meetup) et nous sommes régulièrement sollicitées par le magazine Programmez et les Cast Codeurs, entre autres.

Dans le but d’élargir les sensibilités techniques, et également de remplacer des personnes indisponibles, nous avons reçu de la part de Devoxx France un e-mail pour nous informer de la recherche de nouvelles personnes et pour nous encourager à envoyer des candidatures. J’ai envoyé la mienne … et elle a été reçue positivement ! Youhou !

Le kick-off

Le 2 novembre 2015, Paris. C’est le kickoff de Devoxx France 2016. On reçoit la consigne suivante : “préparez un pitch d’une minute pour trouver le thème”.

Contrairement à Devoxx Anvers, vous avez peut-être déjà constaté que les keynotes gravitent autour d’un même sujet, et elles durent environ 20 minutes. Nous avons eu l’occasion de proposer des thèmes d’actualité ! A la fin, il y en a un qui a émergé pour cette édition : Informatique et Société !

KickOff

Pendant cette première soirée, nous planifions les dates. Le calendrier :

  • Ouvrir le CFP le 15 Novembre 2015
  • Fermeture du CFP le 31 Janvier 2016

La conférence a lieu fin Avril, mais les speakers retenu(e)s doivent le savoir le plus vite possible, surtout pour ceux qui ne vivent pas à Paris. Donc une fois le CFP fermé …

  • Premier tour pour le choix le 8 Février 2016 (1 semaine après la fermeture !)
  • Deuxième tour pour le choix le 15 Février (2 semaines après la fermeture !)
  • Elaborer le programme !

Nous avons aussi la consigne de trouver des speakers “coup de coeur” que l’on souhaiterait inviter (15 environ). Il s’agit de chercher des personnes très réputées dans l’industrie. Pour ma part, je contacte Martin Fowler et Neha Narkhede, une des créatrices d’Apache Kafka, mais ni l’un ni l’autre ne sont disponibles pour venir 🙁 Une prochaine fois peut-être !

L’ouverture du CFP

Deux semaines après cette première soirée, c’est l’ouverture !!! Et on commence à recevoir des propositions ! C’est cool 😀 On a le temps de les relire en douceur, on fait des suggestions, on pose des questions aux speakers pour améliorer la description et voter en toute sérénité !
Mais en fait, c’est plutôt facile. Moi on m’avait dit : “Tu vas faire partie du CFP Devoxx ??? BON COURAGE !!!!”. A ce moment là, je me dis : on exagère, c’est du petit boulot, on vote petit à petit, on a le temps … !

On se revoit deux fois après. Une fois en Décembre avant Noël et une autre soirée en Janvier, en ayant comme objectif de faire un point d’avancement sur les speakers invités, les keynotes, les impressions sur les sujets, admirer ceux qui ont déjà tout voté, engueuler ceux qui prennent du retard, manger et boire des bières ! Grâce à l’effort de tout l’équipe, des orateurs et oratrices au top ont été trouvés pour assurer des keynotes de qualité pour les deux matinées du jeudi et vendredi, et un joli panel de speakers invités.

Le temps est passé et la dernière semaine des soumissions CFP est arrivée ! J’ai presque voté sur tous les sujets, j’ai juste 5 ou 6 conférences en attente.

2 mois et demi après …

Dimanche 31 Janvier, Paris. Il pleut. Je m’apprête à regarder l’application pour finir de voter le peu qu’il me reste. Et là … c’est le drame : J’ai en attente presque 400 propositions !! Comment est-ce possible ? ça fait seulement 3 jours que je n’ai pas ouvert l’application !
En gros j’ai eu 2 mois et demi pour voter environ 400 propositions et j’ai à peine 2 semaines à présent pour presque 400 de plus ! OMG ! → C’est là que je me souviens des “BON COURAGE !!”

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Je m’y mets sachant que j’ai une semaine pour finir de revoir les TIA (Tools in Action), Universités et Quickies, et une semaine supplémentaire pour les conférences.
Pendant ces deux dernières semaines, j’essaie d’être la plus efficace et juste possible. Après il faut avouer que je rencontre des doublons, des sujets “déjà-vus” … Mais la concurrence est énorme !

Je finis le mieux que je peux pour être vraiment prête à me confronter aux soirées de débats pour les choix du programme.

Le choix !!

Pendant ces deux dernières soirées consacrées à l’élection, je m’aperçois que je suis arrivée au sein du CFP au moment où Devoxx France est super bien outillé. Une fois les votes donnés, il “suffit presque” de trier. La plupart des choix, étonnement, ne finissent pas en discussion puisque les votes parlent d’eux mêmes.

Le débat s’impose plutôt quand nous avons un speaker qui a soumis deux conférences plus un TIA et que tout est très bien noté. Nous avons besoin de débattre pour faire un choix en fonction d’autres speakers et des sujets déjà proposés ou acceptés. Cette situation est plutôt rare, elle est arrivée pour deux ou trois (très bons) speakers seulement.

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D’autres “conflits” arrivent quand on s’aperçoit qu’il y a des sujets “qui manquent” dans le programme; c’est fondamental qu’il soit le mieux équilibré possible. Avec la qualité et la quantité des propositions, ce n’est pas trop complexe.

J’apprécie spécialement les votes Golden Ticket. Pour la première fois cette année, environ 20 personnes ont voté comme nous sur presque tous les sujets. Leurs votes sont fondamentaux à certains moments de départage et pour que l’on puisse s’affirmer en toute sérénité dans le choix de pas mal de créneaux ! Merci les GT ! 😀

FinCFP

Fin du travail de l’équipe CFP !
On est plutôt satisfaits, on espère juste que la conférence plaira autant, voire plus, qu’aux éditions précédentes !

 

Mes conseils pour booster vos propositions

Après avoir revue presque 800 propositions, globalement je dois dire que la qualité a été au rendez-vous. C’est dommage que Devoxx ne dure que 3 jours ! Malgré nous, nous ne pouvons pas tout retenir 🙁

Suite à cette expérience, je me permets donc de vous donner quelques conseils personnels pour peut-être vous améliorer et mettre toutes les chances de votre côté en 2017 ! Je crois que cela reste valable pour n’importe quelle conférence d’ailleurs 🙂

Prenez du temps pour bien choisir le titre et rédiger la description

C’est très important. N’hésitez pas à demander des relectures comme vous faites pour un article de blog. En le lisant on veut sentir l’envie d’en savoir plus sur le sujet que vous souhaitez partager si généreusement.

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Il n’y a pas de règles absolues, vous pouvez vous inspirer du programme de cette année. Néanmoins, voici quelques pièges à éviter :

  • Des titres flous, trop génériques ou avec des jeux de mots

    Un titre moins sexy mais clair aidera à la compréhension. De plus, beaucoup de participants choisissent la salle à la dernière minute juste en lisant ce titre.

  • Acronymes

    Essayez d’utiliser la version longue au moins dans le titre. Par exemple “ES” : ECMAScript ou Elastic Search ?

  • Une description trop courte (1 phrase) ou trop longue (elle ne rentrera pas dans le programme !)

    Trop courte on aura l’impression que vous n’avez pas beaucoup à raconter. Trop longue, on peut se dire que vous ne savez peut être pas aller à l’essentiel. La description doit clairement exprimer ce que vous voulez partager et elle doit aussi rester concise pour qu’on ait envie d’aller vous écouter. Je dirais que le meilleur ratio se trouve entre 6 et 15 lignes, sans que cela soit une règle à graver dans le marbre non plus.

  • “Buzzworditte”

    Une maladie bien trop répandue ! Ne vous sentez pas obligés de coller les mots qui font du “buzz” (tels que “Microservices” cette année par exemple). Cela ne rendra ni votre titre ni votre description plus intéressante (sauf si vraiment votre présentation est centrée sur l’architecture Microservices). Rien ne vous empêche de les utiliser, bien sûr, mais sans réelle justification ne tombez pas dans le piège au risque de brouiller le vrai sujet. Croyez moi : vos propositions sont déjà super intéressantes en soit au delà des Buzz Words.

  • Blagues, jeux de mots et humour

    Je ne dirai pas que ce n’est pas permis. Le souci : tout le monde n’a pas les mêmes références et cela peut porter à confusion. Il y a des cas où cela passe vraiment très bien, certes, mais à mon avis mieux vaut ne pas prendre de risques et laisser les blagues et l’humour pour le contenu de la présentation (ça aide à maintenir le public accroché !). Cela dit, vous pouvez toujours tenter et demander l’avis au comité en suggérant aussi des titres alternatifs.

N’oubliez pas le message au comité

Il est aussi important que la description pour les personnes qui votent. En 15 lignes on peut parfois manquer de clarté, le sujet peut sembler creux, et on n’arrive pas toujours à bien cerner l’angle.
Profitez bien de ce message pour donner une ligne directrice de la présentation de façon schématique (sans trop rentrer dans les détails non plus). Si vous avez des slides ou des vidéos des conférences déjà données auparavant, c’est là qu’il faut les partager.

Parlez-vous français?

Devoxx France cible un ratio approximatif de 75% de sujets en français et 25% en anglais. Le public est 95% francophone. Si vous êtes français ce n’est pas la peine de vous forcer à préparer une proposition en anglais. De plus vous risquez de rencontrer la demande du CFP “est-ce que vous pouvez tout traduire au français?” Double travail !

ParleFrançais

Sauf si vous êtes vraiment bilingue, vous serez comme la plupart d’entre nous plus l’aise et fluides dans votre langue maternelle. Même la description sera plus claire et plus concise dès le départ. Laissez les soumissions en anglais pour les speakers non francophones et pour les conférences où l’anglais vous sera imposé ! 🙂

Trop de propositions tuent les propositions

Avant de soumettre 5 propositions qui changent les unes des autres, demandez vous si ce n’est pas mieux de juste en envoyer une, voir deux, et d’en profiter pour cibler les contenus dans le message au comité. A mon sens, cela vous laissera aussi plus de liberté pour adapter le contenu lors de la préparation.

De même pour les propositions vraiment trop disparates. Il est vrai que les professionnels multi casquettes et très polyvalents existent, mais le plus souvent, nous sommes capables soit de bien approfondir un sujet à la fois, soit de donner une vision transverse lors d’un retour d’expérience.
Proposer un sujet pur Web Front-End, un autre Big Data Machine Learning avec Scala, un autre sur le Management 5.0, le Rasperry Py que tu as converti en baskets connectés et encore un autre sur le rôle du DBA que tu assumes au quotidien … Je suis convaincue qu’il vaut mieux choisir son clan et proposer autour d’un sujet, voir deux, mais pas plus. Cela vous permettra de proposer moins mais probablement avec plus de qualité. Je conseillerais même de surtout choisir parmi vos sujets “chouchou” du moment. Partager avec passion est fondamental.

La fortune appartient à ceux qui se lèvent tôt

Si le CFP ferme le 31 Janvier 2016, pourquoi me dépêcher et soumettre un sujet, par exemple, le 15 Décembre ? Ou le 1er Janvier ?

Comme je vous l’expliquais plus tôt, nous sommes passés de 425 propositions à presque le double en à peine 2 jours, avec un fort pic à la dernière minute.

Le 90% des sujets doivent être acceptés ou refusés dans les 15 jours qui suivent la fermeture. Devoxx est une conférence où les participants viennent de France, de Suisse et de Belgique. Les attentes du public et exposants sont importants, les participants et les entreprises doivent organiser les déplacements et les orateurs et oratrices ont besoin de bien préparer et d’adapter leurs présentations.
Pour tout ça, le comité se met à revoir les sujets dès l’ouverture du CFP. Vous pouvez imaginer que noter correctement 800 propositions en 2 semaines c’est vraiment très compliqué.

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Partant de ce fait, en envoyant tôt vos propositions, vous gagnerez surtout la possibilité de demander du feedback :

  • Vous aurez du temps pour revoir la description et donner encore plus envie
  • Vous pourrez plus facilement poser des questions et discuter avec les membres du CFP en cas de doutes grâce au système de messagerie
  • Vous pourrez mieux cibler le public (en terme de niveau). Peut-être un talk pour les débutants est moins intéressant et vous pouvez aller encore plus loin ? Ou inversement.
  • Vous pourrez mieux adapter votre type de talk. Est-ce que c’est mieux une TIA ou une Conférence ? Est-ce qu’il y a de la matière pour s’attaquer comme un grand à une Université ?

Ces échanges et améliorations aident à créer le coup de coeur, qui est directement traduit par des votes plus élevés. Si vous envoyez votre proposition à 23h59 le jour de la fermeture et qu’une autre similaire existe déjà, le coeur du comité sera peut-être déjà conquis 🙂 Logique, n’est-ce pas ?

Cela ne veut pas dire pour autant que les propositions envoyées à la fin ne seront pas prises, mais la fortune appartient plus à ceux qui se lèvent tôt.

Mettez en avant votre biographie et votre expérience

Ne négligez pas le remplissage de votre biographie pour paraître modeste ! On veut savoir qui vous êtes et connaître vos mérites. N’hésitez surtout pas à fournir des liens et références facilement consultables par le comité. Les salles à Devoxx sont (très) grandes, c’est le Palais des Congrès quand même… Une personne qui a déjà fait ses preuves dans le passé aura moins de mal à convaincre le comité qu’elle peut assurer face au stress tout en proposant un contenu de qualité.

Évidement on peut toujours donner sa chance à quelqu’un que l’on n’a jamais vu ailleurs, mais c’est quand même un risque.

salleDevoxx

Si votre expérience est plutôt maigre, c’est peut-être plus sage de commencer par un Quickie. Gagnez de l’expérience lors des Meetups (n’hésitez à pas nous solliciter),  rodez vos présentations en proposant des BBL et soumettez des sujets à des conférences plus petites où les attentes du comité seront hautes mais avec moins de concurrence…

Et surtout, ne vous découragez pas si vous n’avez pas été retenu(e)s cette fois-ci ! Cette année seulement 25% des personnes ont été retenues !

Les critères qui ne rentrent pas en jeu

Être aussi canon que Brad Pitt, être américaine, être roux …

Après l’avoir vécu de l’intérieur, ne comptez pas sur votre physique, origine ou la couleur de vos cheveux pour être ni accepté(e) ni refusé(e) !

Bébé roux

Et si je suis le pote de quelqu’un du comité ?

Je me suis toujours abstenue quand j’avais des liens d’amitié avec les candidat(e)s que j’ai motivé(e)s à soumettre une proposition. En voyant les notes des autres membres du CFP, j’ai pu constater qu’ils s’abstiennent aussi en cas de conflits d’intérêt (par exemple travailler dans la même entreprise que la personne qui propose).

En plus, si on réfléchit bien, on ne peut pas faire passer nos potes. Mes ami(e)s ne sont pas les mêmes que ceux des autres personnes de l’équipe, loin de là. Je pourrais ne rien dire et donner 10/10 à un ami, admettons. Si le sujet n’est pas convaincant pour les autres … Je vous assure qu’ils n’auront aucun mal à donner un tout pourri 4/10 et la moyenne obtenue par la proposition ne sera pas assez haute pour qu’elle puisse être prise. C’est mathématique.

Friends

Si je participe à une prochaine édition, vous pouvez m’envoyer des gâteaux si vous voulez bien … 🙂

La réponse est NON. Cela ne rentre pas en jeu non plus.

Et si je suis une femme ?

En ce qui concerne Duchess, on essaie de motiver spécialement les femmes à soumettre et on demande aux hommes de nous rejoindre et de faire de même avec leurs collègues féminines. Nous organisons des ateliers CFP, entre autres. Nous sommes là pour avoir de la diversité dans notre métier, créer de rôles modèles, faire connaître le code aux femmes et démystifier le fait que ce soit une profession dite masculine. Pourquoi c’est important ? La réponse est très bien expliquée dans l’article de CodeMotion écrit par Aurea Muñoz au sujet de la conférence « Help I need more Women », donc je ne m’étalerai pas sur ça ici.

Inciter les femmes à soumettre != Les choisir

A chaque proposition féminine je sentais un petit pic de joie supplémentaire 🙂 Il faut dire que malgré nos efforts, les femmes qui soumettent sont encore une vrai minorité.
Avec une once de peine dans mon clavier, j’ai dû souvent, comme pour d’autres personnes d’ailleurs, donner une note moyenne. Si le sujet ne me touche pas ou si je le trouve sans intérêt, rien ne me sert d’appliquer une sorte de “solidarité féminine”. D’une part, ce n’est pas professionnel. D’autre part, mathématiquement parlant, cela ne servira à rien. Pire encore, cette attitude pourrait même décréditer mon objectivité. Ceci est applicable à tout le comité.

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Comme pour la couleur de la peau, des cheveux, ou de votre nationalité.

NON, ça ne rentrera pas en jeu.

Pourtant j’ai l’impression que les femmes sont acceptées plus facilement …

Je vais vous raconter l’histoire des femmes oratrices que je connais. Pour la plupart, elles ne sont pas formées en communication. Il s’agit plutôt de femmes techniques (Devs, Ops, CTO, Architectes, Evangélistes Tech, Commiters Open-Source) qui travaillent au sein de Startups, SSII, grands comptes, boîtes tech, en freelance …

Pendant des années, elles gagnent de l’expérience professionnelle, font de la veille, participent à des soirées et conférences, écrivent des articles, lisent et écrivent des livres techniques, donnent des formations … Un jour quelqu’un leur suggère, souvent en insistant fortement, de se lancer pour partager ce qu’elles font puisque, tout simplement, c’est plutôt cool et intéressant !!

Elles comprennent depuis un moment l’intérêt de donner et de recevoir dans notre métier. Malgré la peur et le vertige que cela leur suscite, elles se lancent !

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Meetup Duchess France

Les débuts sont discrets : d’abord des présentations en interne, un Human Talk, un atelier Duchess, des meetups, des conférences plus modestes en France ou à l’étranger… Le tout en essayant de ne pas écouter et de faire taire une petite voix intérieure qui leur dit de temps en temps “tu le sais au fond de toi … tu es un imposteur, muahahaha !!”.

Le temps passe. Elles continuent à faire leur travail et elles sont de plus en plus expérimentées.

Expérience après expérience, feedback après feedback, année après année, le grand jour arrive et elles se sentent prêtes et motivées pour soumettre à une grande conférence. Genre Devoxx, par exemple. Elles préparent le CFP et elles partagent leur envie d’être prises autour d’elles !

 

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Et là … Elles ont bien trop souvent le droit d’entendre : “Tu as bien raison de soumettre, ils cherchent toujours des femmes à Devoxx France”. A la place des « Tu as bien raison de soumettre, ton travail et ton sujet est très intéressant ! ».

Parmi ces femmes là, certaines sont prises, d’autres pas.

Et encore plus de remarques innocentes tombent : “Normal que tu sois prise, tu es une femme”, “Devoxx France aime bien choisir les femmes, donc si tu vas avec une femme c’est créneau garanti.”, “J’avais le même sujet qu’elle et j’ai été refusé car je suis un homme”, “Tu as la chance d’être une femme”

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Depuis quelques temps, c’est la mode “The Women In Tech” et tout le monde veut surfer sur la vague de la diversité du genre. On assume qu’on va privilégier cette diversité au dessus de la qualité au risque même d’avoir une conférence médiocre. Donc trop des personnes affirment sans scrupule qu’on va inviter ou choisir des oratrices pour une simple question de quota et de “soutient à la cause”, et non pour les sujets qu’elles maîtrisent ou le travail qu’elles ont accompli les années passées.

Évidement, on met juste la lumière sur celles qui ont été retenues ou invitées. On ne parle pas de celles que l’on a refusées. Le côté pervers de ces propos : ces femmes là commencent à douter et à se poser des questions : “Et si c’était vrai ? Et si j’étais prise grâce à la « discrimination positive »? Est-ce que je suis réellement légitime ?“.
Elles se sentent jugées, non légitimes, se découragent et arrêtent. Et après on se redemande encore : “oh là là, mais pourquoi il n’y a pas assez de femmes dans le métier et dans les conférences ?”.

L’histoire sans fin.

Sheryl Sandberg

Maintenant je m’adresse à toutes les personnes, hommes et femmes, qui ont ce genre de pensées ou qui ont eu ce genre de réflexion autour d’elles : Est-ce que vous oseriez dire à un homme d’origine africaine : “tu as bien raison de soumettre, on aime bien les blacks à Devoxx France !”. Puisque pour rappel, aujourd’hui le profil le plus répandu dans la Tech en occident est celui de « l’homme blanc ».
Il s’avère que les raisons de ce manque de diversité lié aux origines ne sont pas les mêmes que pour le genre. Si bien les – mauvaises – conséquences de la non diversité sont fondamentalement les mêmes, les axes de travail pour s’y attaquer sont différents.
En ce qui concerne les conférences, personne n’oserait en France mettre en cause le choix d’un homme sur un autre pour une simple question de couleur de peau. Or, je constate avec tristesse qu’on le fait bien trop souvent, et comme si de rien n’était, pour le choix des femmes.

Soyons sérieux. Arrêtons de nous faire mal et soyons fair-play.
Non, tu ne seras pas refusé pour être un homme face aux femmes qui soumettent. Cherche la faille ailleurs.
De la même manière, tu ne seras pas acceptée à Devoxx France par le simple fait d’être une femme.

Le système de notes est impitoyable. Le jour du choix, c’est SEULEMENT la DIVERSITE des SUJETS qui va PEUT-ETRE entraîner qu’une proposition bien notée, mais un peu moins bien qu’une autre, passe devant. Il s’agit de créer le programme de Devoxx France, et non DevOps Days Paris ! 🙂

DevopsDaysParis

Je profite de l’occasion pour vous conseiller la lecture de l’article de Martin Fowler, The Diversity Mediocrity Illusion

Conclusions et fermeture

Comme on dirait à la fin d’un programme de télé réalité, faire partie du comité d’une conférence est avant tout « une belle aventure humaine ».
Ce que j’ai le plus apprécié : le comité est bon enfant, les critiques sont constructives et la méchanceté gratuite et le « trolling” ne font absolument pas partie des débats. L’outil du CFP est super pratique, open-source, et à force de l’utiliser des idées pour l’améliorer viennent ! Il facilité énormément le choix puisqu’il permet de trier par note du comité, note Golden Ticket, type (université, TIA etc…), mot-clé …

En participant en tant que membre CFP j’ai finalement fait beaucoup de veille. J’ai découvert l’existence des APIs pour créer de vrais applications off-line mobiles, de nouveaux paradigmes web, de nouveaux frameworks de test …

Et puis, pour finir … Je dois avouer que lors des soirées, on a bien mangé et je me suis vraiment bien amusée !

Il s’agit d’une expérience à faire … et à refaire !!

Pour en savoir plus !

Si vous avez envie d’en savoir plus, vous aurez l’occasion d’échanger avec le comité dans le BOF « les coulisses de Devoxx France » ou le BOF « Golden Tickets » qui aura lieu le jeudi soir.
Pour ma part, je vous invite aussi à nous joindre pour le classique BOF Duchess France.

Software Engineer working at RedHat, Infinispan Team, Java and Scala Developer, Open-source enthusiast, drama and dance passionate. Duchess France, Paris MUG

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Commentaires

  • Laurent dit :

    Article très intéressant sur les coulisses du CFP.
    Je ne pensais pas qu’il y avait un tel afflux sur les derniers jours.
    Merci d’avoir partagé cette expérience

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